Digitale Zusammenarbeit
im und mit dem Erzbistum Berlin
Erwartungshaltung
Zum Start des Umsetzungsprojekts wurde die Erwartungshaltung abgestimmt und präzisiert. Unter „Digitale Zusammenarbeit“ soll folgendes verstanden werden:
- Digitalisierung von Prozessen und Ablösung des Papiers
- Nutzung von Workflow-Funktionen als Ergänzung zu Fachverfahren
- Lebenszyklusverwaltung für alle Dokumente, von der Entstehung bis zur Vernichtung
- Umfassende Zuführung von Dokumente zu einer zentralen, digitalen Ablage
- Schaffung einer zentralen Informationsdrehscheibe für alle
- Medienbrüche, auch zwischen Anwendungen, sind so weit wie möglich zu vermeiden
Ansatzpunkte für den Ausbau der Digitalen Zusammenarbeit
Bereits im Vorprojekt haben sich eine Reihe von Ansatzpunkten und Möglichkeiten gezeigt, mit denen die Digitale Zusammenarbeit gestärkt werden können.
- Auch heute schon werden eingehende Briefe und Postsendungen in großem Umfang vor der Bearbeitung gescannt und digital zur Verfügung gestellt. Da der Prozess aber rechtlich nicht abgesichert ist (Stichwort „Ersetzendes Scannen“), wird die Eingangspost in vielen Fällen zusätzlich im Original weitergeleitet. Durch Schaffung von rechtssicheren Prozessen ließe sich diese redundante Bearbeitung vermeiden.
- Wie mit Dokumenten und Ablagen umzugehen ist, ist nicht explizit geregelt, so dass sich im Laufe der Zeit unterschiedliche Vorgehensweisen etabliert haben. Durch mehr Strukturierung (Aktenplan, Attributierung von Dokumenten) und bessere Information (Anweisung zur Handhabung von Dokumenten und Ablagen) ließen sich Synergien erschließen.
- Eine Schulungsoffensive würde dafür sorgen, Unsicherheiten zu beseitigen, einen einheitlichen Umgang mit digitalen Dokumenten zu fördern und letztendlich die Effizienz zu verbessern.
- Auch auf der technischen Seite können Verbesserungspotenziale ausgeschöpft werden. Hierfür ist ein (technischer) Performance-Check der eingesetzten DMS-Landschaft vorgesehen.
Weiteres Vorgehen
Ein immanent wichtiger Erfolgsfaktor der Digitalen Zusammenarbeit liegt in der Akzeptanz auf Seiten der Anwender/innen. Nur wenn es gelingt, eine hohe Akzeptanz zu schaffen, wird auch die Digitale Zusammenarbeit gelingen. Vor diesem Hintergrund wurde die weitere Vorgehensweise in drei große Blöcke unterteilt.
- Der Block „informieren und strukturieren“ sorgt dafür, dass die Basis für die Digitale Zusammenarbeit ausgebaut und optimiert wird. Schulungsmaßnahmen gehören hier genauso dazu, wie „Aufräumarbeiten“ beim Rechte- und Rollenkonzept, bei den generellen Strukturen und Vorgaben hinsichtlich des allgemeinen Umgangs mit Dokumenten und Ablagen.
- Im Block „automatisieren und optimieren“ stehen, wie die Bezeichnung schon vermuten lässt, die Optimierung und Automatisierung bestehender Abläufe im Vordergrund.
- Der dritte Block „ausweiten und ausbauen“ fokussiert sich schließlich auf die Ausweitung der Digitalisierung, die Abbildung von zusätzlichen Workflows und die Erweiterung der Funktionalität.
Kontakte:
Lothar Leger
B&L Management Consulting GmbH
Tel.: 069-133093-0
E-Mail: leger(ät)bul-consulting.de
Internet: www.bul-consulting.de
Markus Kappes
Erzbistum Berlin
Bistumsinterne Organisation
Tel.: 030 32684-103
E-Mail: Markus.Kappes(ät)erzbistumberlin.de
Robert Arnold
Erzbistum Berlin
Teilbereich IT / Digitalisierung
Tel.: 030 32684-230
E-Mail: robert.arnold(ät)erzbistumberlin.de
